1. Utilisez une mise en forme correcte. N'écrivez pas tout votre texte en majuscules, comme s’il était normal de PARLER EN CRIANT! 2. Soignez l’esthétique pour aider les lecteurs. Utilisez des en-têtes, des sous-titres, des listes et des titres pour aider les lecteurs à saisir l'information dont ils ont besoin d'un coup d'œil. 3. Identifiez les fichiers joints. Si vous envoyez une pièce jointe, assurez-vous que vous le communiquez clairement au destinataire dans votre message électronique. 4. Évitez les titres ambigus. Assurez-vous que votre titre soit pertinent et clair ou votre courrier pourrait finir dans la poubelle de la boîte de pourriture de votre destinataire, ou pire, supprimé avec le reste des indésirables du jour. 5. N'envoyez rien que vous ne voudriez pas publier. Souvenez-vous que le courrier électronique génère un enregistrement qui ne disparaît pas. Chaque message est une communication d'entreprise qui peut être utilisée contre vous. N'écrivez rien que vous ne voudriez pas que votre patron, votre famille, ou un juge lise. 6. Ne répondez jamais à un courrier quand vous êtes fâché. Donnez-vous toujours le temps de vous calmer avant d’envoyer une réponse instantanée à un message contrariant. 7. Vérifiez le fond et la forme. Les gens vous jugent par votre écriture. Le courrier électronique est une nouvelle forme de «papier». Les courriers peu soignés, mal organisés et dont la grammaire et l’orthographe sont approximatifs sont vite remarqués et mal vus. La négligence rend le travail des lecteurs trop difficile. 8. Évitez les commentaires humoristiques et ironiques. Les lecteurs de votre courrier ne peuvent pas deviner les expressions dans votre visage, votre voix et vos mouvements. Ce que vous considérez comme une plaisanterie peut rapidement se transformer en quelque chose de sérieux pour d'autres. 9. Ne vous servez pas du courrier électronique pour éviter le contact. Le courrier électronique est inapproprié pour annoncer de mauvaises nouvelles, faire face à un conflit avec des superviseurs ou des subalternes et pour tenter de se réconcilier. Appelez ou rendez visite à la personne. 10. Re vérifier tout avant de presser sur le bouton «Envoyer». Combien de fois avez-vous envoyé un courrier se référant au document joint et quelques secondes plus tard, vous vous êtes rendu compte que vous avez oublié de joindre le document? La nécessité d'envoyer un deuxième message donne l’impression que vous êtes désorganisé. Vérifiez toujours l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et les erreurs de mise en forme, les adresses électroniques de destinataires justes et que tous les fichiers soient bien joints avant de presser sur le bouton «Envoyer».